Quản trị dự án đã trở thành một công việc phổ biến trong thế kỷ 21. Nhưng đồng thời, nó cũng trở thành cơn ác mộng của nhiều người.

Quản trị dự án

Quản trị dự án

“Dự án" hay “quản lý dự án" đã trở thành những từ khoá quan trọng trong các tổ chức hiện nay. Người lao động trí óc, cho dù ở chức vụ gì, thường xuyên vào vai nhà quản lý dự án và cầm trịch các dự án có quy mô từ bé xíu đến cực lớn.

“Trong quá trình tư vấn của chúng tôi với khách hàng trên khắp thế giới, chúng tôi từng hỏi hàng ngàn người câu hỏi này: Bạn dành bao nhiêu thời gian làm việc của mình cho các dự án? Hầu hết khách hàng trả lời khoảng 60% đến 80% thời gian làm việc của họ được dành cho các dự án".

Phần lớn trong số họ phải lặng lẽ nhận lấy vai trò của “nhà quản lý dự án không chuyên" – làm công việc mà họ không được huấn luyện trước đó. Bởi thực tế, rất ít công ty đào tạo nhân viên cách quản lý dự án nhưng thường lại giao cho họ quản lý dự án.

“Khi chúng tôi hỏi họ đã bao giờ được huấn luyện kỹ năng quản trị dự án để làm công việc chiếm đến 60% – 80% thời gian làm việc của họ hay chưa, có rất ít cánh tay giơ lên. Đa phần mọi người nói họ chưa qua bất cứ lớp huấn luyện quản trị dự án chuyên nghiệp một ngày nào", các chuyên gia FranklinCovey mô tả.

Đặc biệt, trong các công ty khởi nghiệp (startup) với sự hạn chế về nhiều nguồn lực (nhân sự, tài chính…), cơ hội của nhân viên được học về quản trị dự án càng bị thu hẹp hơn.

Cách quản trị dự án của những người “không chuyên" được mô tả là “mò mẫm". Họ làm theo kinh nghiệm và trí tuệ, và làm rất tốt trong việc đó, nhưng họ không biết những điều cơ bản nhất của quản trị dự án. “Điều này giống như cố điều khiển một chiếc máy bay khi chưa bao giờ học bay vậy", các tác giả nhận xét.

“Kết quả là một danh sách dài những dự án thất bại nối tiếp nhau làm nhụt chí và tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cả về mặt cá nhân lẫn tổ chức"

Theo thống kê của Viện Quản trị Dự án PMI (Project Management Institute – một trong những tổ chức lớn nhất thế giới chuyên về lĩnh vực này), chỉ có 8% các tổ chức “hoàn thành tốt" việc quản trị dự án. 45% dự án hoặc quá hạn hoặc bị huỷ bỏ. Chỉ có 45% số dự án thực sự đạt mục tiêu được đặt ra.

Và nếu quy ra số tiền, thì: cứ mỗi 100 đô la Mỹ được chi cho các dự án trên thế giới, có tới 13,50 đô la “mất đi vĩnh viễn hay không thể thu hồi". Bên cạnh đó, dưới góc độ cá nhân, việc “mò mẫm" quản trị dự án còn đem tới cơn ác mộng cho những nhà quản lý dự án không chuyên. Hãy tưởng tượng xem, họ phải đối mặt với những áp lực rất lớn, bị trễ hạn, đập đi làm lại, những hy sinh không cần thiết, thậm chí là nước mắt.

“Nếu bạn từng thất bại, nếu bạn không hài lòng với tiến độ dự án, nếu bạn nghĩ rằng dự án của mình thành công lẽ ra có thể tốt hơn nữa, bạn có thể nghĩ rằng mình chỉ cần ‘cố gắng hơn nữa’. Nhưng vấn đề của bạn không phải là do thiếu cố gắng. Nếu không có lỗi tư duy, kỹ năng và công cụ đúng đắn, bạn không thể thực sự có một dự án thành công được".Những nhân viên không được đào tạo kiến thức quản lý dự án nhưng phải tham gia vào nhiệm vụ này trong thực tế công việc.

MBA CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN