4 bí quyết đơn giản, hữu ích, giúp duy trì hiệu suất làm việc tại nhà hiệu quả từ các chuyên gia, doanh nhân, dành cho cả nhân viên và nhà quản trị.
Thay đổi môi trường làm việc, từ không gian công sở sang tại nhà, sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn, khi thu hẹp khoảng cách giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Điều này, hoặc có thể khiến bạn làm việc nhiều hơn và hiệu quả hơn, hoặc khiến bạn trở nên quá thoải mái và đánh rơi hiệu suất. Dưới đây là 4 bí quyết đơn giản, hữu ích, giúp duy trì hiệu suất làm việc tại nhà hiệu quả từ các doanh nhân.
1. Tách biệt không gian làm việc với không gian gia đình
Người làm việc tại nhà nên chuẩn bị không gian riêng, tách biệt với không gian dành cho gia đình hay sinh hoạt cá nhân, để làm việc. Dù không nhất thiết phải là cả căn phòng với đầy đủ tiện nghi, song yếu tố biệt lập cần được đảm bảo, nếu mong muốn đạt năng suất cao nhất. Đồng thời, hãy chuẩn bị vài vật dụng tối thiểu như một chiếc bàn đủ rộng và một chiếc ghế thoải mái, nhằm giúp bạn có tư thế làm việc tốt nhất. Làm việc trên giường với máy tính xách tay, thoạt nghe có thể là ý tưởng tuyệt vời, nhưng thực chất lại có thể là sự kiện khởi đầu cho thói quen không tốt.
Nguyên nhân vì não người luôn tìm cách hình thành thói quen và hoạt động dựa trên thói quen để tối ưu hoá năng lượng sử dụng cho cơ thể. Do đó, nếu giường là nơi được sử dụng để ngủ, bây giờ lại trở thành chỗ làm việc, thì sẽ có 2 tình huống phát sinh, tương ứng với 2 thói quen kéo theo. Hoặc bạn sẽ buồn ngủ khi làm việc, hoặc giường không còn là nơi để bạn dễ dàng chìm vào giấc ngủ nữa. Thế nên, việc tách biệt không gian làm việc với không gian gia đình hay sinh hoạt cá nhân là yếu tố cần thiết để đưa cơ thể vào “chế độ làm việc”, qua đó giúp duy trì hiệu suất hoạt động.
Đây cũng chìa khoá giúp Virginia Ginsburg – chủ sở hữu công ty tư vấn và huấn luyện kinh doanh Swell Strategies, duy trì hiệu quả công việc trong suốt 10 năm làm việc tại văn phòng ở nhà. “Bằng cách tạo không gian riêng dành cho công việc, tôi vạch ra ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Khi tôi ở văn phòng, tôi không nghĩ về việc nhà. Còn khi tôi ở nhà, tôi không nghĩ về văn phòng nữa”, bà nói.
Trả lời Fast Company, Ginsburg cho biết, bà rạch ròi đến mức cất hết tài liệu kinh doanh sau cánh cửa văn phòng tại nhà, để tránh “nhập nhằng” giữa hai bên. Thậm chí, nữ doanh nhân còn sử dụng số điện thoại bàn cho văn phòng làm việc tại nhà, thay vì số điện thoại di động, để tách bạch hơn nữa không gian làm việc và không gian gia đình và sinh hoạt cá nhân.
2. Giúp nhân viên trò chuyện qua mạng xã hội nội bộ
Nếu truyền thông và giao tiếp nội bộ là nhiệm vụ quan trọng, cần được thực thi xuyên suốt tại văn phòng làm việc trong điều kiện “bình thường” trước đây, thì trong tình hình “bình thường mới”, vốn yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà, nhiệm vụ này càng phải được quan tâm hơn nữa. Thiếu sự tương tác giữa người với người có thể khiến nhân viên làm việc tại nhà cảm thấy bị cô lập, đặc biệt khi toàn bộ công ty đều làm việc tại nhà. Do đó, nếu nhà quản trị không có công cụ tương tác đồng bộ, thống nhất, chắc chắn khi làm việc trực tuyến, mức độ kết nối giữa nhân viên với phòng ban sẽ trở nên lỏng lẻo, hiệu suất làm việc giảm rõ rệt.
Trên thực tế, Dell Technologies vào cuối tháng 3/2021 đã công bố một nghiên cứu về mức độ sẵn sàng của nhân viên công sở tại châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản (APJ) khi phải làm việc từ xa trong dài hạn. Theo đó, cứ 10 nhân viên thì 8 người cho rằng bản thân đã sẵn sàng để làm việc từ xa trong dài hạn.
Tuy nhiên, họ lại đồng thời thể hiện sự lo lắng về hiệu suất. Trong đó, thiếu giao tiếp trực tiếp chính là thách thức số một (41%). Và, để làm việc từ xa hiệu quả trong dài hạn, các nhân viên công sở được khảo sát muốn có các buổi đào tạo, với nội dung hướng dẫn sử dụng các công cụ ảo (48%), đào tạo các phương pháp làm việc từ xa hiệu quả (47%) và các sáng kiến liên kết đội nhóm (46%).
Giải quyết vấn đề này, Sara Sutton Fell – CEO, nhà sáng lập của FlexJobs, cùng các đồng sự đã tận dụng mạng xã hội Yammer để tạo ra kênh trò chuyện chung cho tất cả nhân viên. Được biết, mỗi đội, phòng sẽ có nhóm trực tuyến riêng, và có thể đăng bài viết lên tường của nhau.
Bên cạnh công việc, toàn công ty còn có các nhóm sống khoẻ, thú vui, và chia sẻ ảnh để khuyến khích môi trường làm việc hợp tác. “Nhân viên sẽ đăng những bức ảnh về kỳ nghỉ gần đây nhất của họ hoặc con cái họ hóa trang trong ngày Halloween. Chúng tôi cũng chúc nhau sinh nhật vui vẻ và ăn mừng các ngày kỷ niệm thông qua Yammer”, Fell nói.
3. Hành động như thể bạn đang ngồi tại công sở
Dẫn lời khuyên từ Jeff Erickson – chuyên gia tư vấn chiến lược marketing, tạp chí Entrepreneur cho biết, một trong những cách tốt nhất để tối ưu hiệu suất làm việc tại nhà là hành động như thể bạn đang ở trong một văn phòng “thực sự”. “Hãy thức dậy vào giờ đi làm như lúc bình thường, ăn sáng, mặc quần áo, pha cà phê và đến… văn phòng tại nhà. Hãy tắt Facebook và các trang cá nhân khác, trừ thời gian ăn trưa. Kết thúc ngày làm việc giống như bạn vẫn thường làm, và tiếp tục thực hiện những gì sau đó, như đón con, đi tập thể dục…, bất kể đó là gì”, Erickson nói.
Điểm mấu chốt của việc này là giúp “định hình một ngày làm việc của bạn”, nhờ lợi dụng sức mạnh của thói quen. Bí quyết này sẽ làm giảm sự phân tâm, buộc bạn phải làm việc hiệu quả và giúp phân biệt rạch ròi giữa công việc và giải trí, Erickson nhận xét.
4. Kỹ thuật Pomodoro
Theo Giám đốc quốc gia PR Newswire Việt Nam Lê Mai Anh, người làm việc tại nhà có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro, còn gọi là kỹ thuật quản lý thời gian “quả cà chua”, do Francesco Cirillo phát triển.
Năm 1980, khi còn là sinh viên, Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Ý, đã nhận thấy sự tập trung của ông thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian, gây trở ngại lớn trong xử lý công việc. Sau đó, Cirillo đã đưa ra kỹ thuật nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục như sau:
Bước 1: Chọn công việc sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường khoảng 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần giải lao trên thì nghỉ dài hơn, khoảng 10 phút (hoặc 15-30 phút tùy công việc và sức lực)
Kỹ thuật “quả cà chua” nhấn mạnh quy trình làm việc 25 phút rồi nghỉ 5 phút là 1 Pomodoro. Nếu gián đoạn, Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 50% hay 75% Pomodoro. Đồng nghĩa, bạn chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra lại, cho đến khi hết Pomodoro đó. Đồng thời, trong thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), người áp dụng kỹ thuật này cần phải nghỉ ngơi thực sự.
Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
==DNSG ==
