4 chức năng quản trị doanh nghiệp bao gồm: hoạch định – tổ chức – điều khiển – kiểm soát

Chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Chức năng này nhằm giúp các nhà lãnh đạo xác định mục tiêu tổ chức, xây dựng chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản trị sẽ lên các dự án bổ sung, kế hoạch phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. 

Chức năng hoạch định có vai trò chính: 

• Đánh giá thực trạng của tổ chức và các nguồn lực (nhân lực, vật lực, ngân sách)
• Xác định mục tiêu lâu dài trong hoạt động tổ chức: mức tăng lợi nhuận, doanh thu, tăng số lượng nhân viên
• Xây dựng các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gia nhất định.

Chính vì thế, chức năng hoạch định có vai trò quyết định tới định hướng phát triển, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Ở bất kỳ bộ máy doanh nghiệp nào từ sản xuất đến dịch vụ, nhà nước hay tư nhân, các phòng ban đều cần những người có năng lực hoạch định kế hoạch để dẫn dắt tổ chức. Chức năng hoạch định cho phép mỗi người trong tổ chức biết rõ đích đến, cái mình hướng tới, thêm vào đó là phân bổ nhân lực và vật lực một cách hiệu quả. 

Ví dụ với các doanh nghiệp mới tiến vào thị trường, họ sẽ hoạch định các kế hoạch liên quan tới việc phủ sóng thị trường, tiếp cận khách hàng thay vì các doanh nghiệp đã có tên tuổi cần các kế hoạch gia tăng lợi nhuận. Với 2 định hướng khác nhau này dẫn đến các kế hoạch bổ sung cũng khác nhau. Một bên có thể là đưa các sản phẩm mới ra thị trường thay vì một bên đưa nhiều mức giá ưu đãi, combo sử dụng tặng kèm miễn phí. 

Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức phần lớn dành cho những người thuộc cấp quản lý. Chức năng này yêu cầu xác định những việc phải, những ai phụ trách, trách nhiệm của những bộ phận như thế nào và ai sẽ là người trách nhiệm cho công việc. 

• Tạo dựng một môi trường nội bộ công ty để hoàn thành mục tiêu
• Xây dựng cơ cấu tổ chức và trao quyền cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với từng yêu cầu của công việc. 
• Truyền đạt thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh, thông tin cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời nhận thông tin phản hồi.

Nếu chức năng hoạch định liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoạt động thì chức năng tổ chức liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Chính vì thế trong 4 chức năng quản trị thì chức năng tổ chức là chức năng quan trọng đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Theo như quy luật Pareto, chỉ 20% nhân sự trong công việc có thể tạo ra 80% kết quả và 20% sự cố dẫn đến 80% sai sót, chính vì thế trong quá trình tổ tổ chức, phân chia các đầu việc, trao thẩm quyền có vấn đề, tất yếu sẽ dẫn đến các công việc không được tối ưu một cách hiệu quả, dễ sai sót.

Chức năng điều khiển 

Đúng như tên gọi của mình, sau khi hoạch định và tổ chức các đầu công việc thì chức năng điều khiển có vai trò kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp nhân sự thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã định và giải quyết các mâu thuẫn khi phát sinh. 

Chức năng điều khiển bao gồm các công việc như: Hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành hoạt động như thế nào. Chức năng điều khiển nhằm giúp những người dưới quyền thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất, tránh tình trạng chậm trễ công việc, tồn đọng ngoài ý muốn. Ngoài ra điều khiển giúp các công việc được phối hợp trơn tru giữa các bộ phận với nhau để cùng hướng đến mục tiêu chung. Trong 4 chức năng quản trị, khi chức năng điều khiển được thực hiện hiệu quả thì các chức năng hoạch định, tổ chức mới có ý nghĩa. 

Ví dụ, một doanh nghiệp đặt ra mục tiêu đưa ra sản phẩm mới ra thị trường (hoạch định), chức năng tổ chức sẽ sắp xếp các công việc đầu việc với những cá nhân có năng lực phù hợp (bao gồm marketing, CSKH, Sale,…). Mục điều khiển là phần đôn đốc, phối hợp các nhân sự làm việc trơn tru, hiệu quả, làm sao đưa sản phẩm tiếp cận thị trường khách hàng đạt doanh số tốt. 

 

Chức năng kiểm soát

Trong quá trình làm việc, kiểm soát nhằm đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem doanh nghiệp của mình hoạt động như thế nào, thu thập kết quả thực hiện thực tế để so sánh với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch. Thêm vào đó, kiểm soát giúp các hoạt động được thực hiện trơn tru và ít xảy ra sai sót hơn. Tổng kết lại, kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động công việc. Chức năng kiểm soát không chỉ ở các quản lý cấp cao, mà đôi khi các nhân viên cấp dưới cũng cần tự bản thân kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để phòng trừ sai sót. 

Với chức năng kiểm soát, tùy vào mục đích yêu cầu của công việc sẽ có các hình thức khác nhau: 

• Kiểm soát lường trước: Tiến hành trước khi hoạt động được phát sinh. Nó sẽ tiên liệu những sai sót hoặc tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ như khi đưa sản phẩm ra thị trường sẽ phải dự đoán khả năng thích ứng của sản phẩm với khách hàng, đâu là phần khách hàng dễ có phản ứng lại nhất và cách xử lý như thế nào. 
• Kiểm soát đồng thời: Thực hiện trong quá trình làm việc. Kiểm soát đồng thời giúp nắm bắt được những khó khăn, trở ngại trong quá trình làm việc và điều chỉnh ngay lập tức tránh phát sinh sai sót ngay từ đầu sẽ dần đến hệ thống bị ảnh hưởng theo. 
• Kiểm soát phản hồi: Sau khi công việc được hoàn thành, kiểm soát phản hồi là khâu nhìn nhận, đánh giá lại xem kế hoạch đã đạt được so với mục tiêu đề ra không. Ngoài ra còn là để rút lại những kinh nghiệm cho các hoạt động kế tiếp.