[Project Management] Những Điều Cần Biết Về Quản Lý Dự Án

Quản lý dự án luôn là một phần quan trọng trong bất kỳ kế hoạch nào của doanh nghiệp bạn. Vậy là sao để quản trị dự án cho tốt, hay là quản lý chất lượng của dự án sao cho hiệu quả.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là thực hành áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để hoàn thành một dự án theo các yêu cầu cụ thể. Quản lý dự án để xác định vấn đề, tạo ra một kế hoạch để giải quyết vấn đề, và sau đó thực hiện kế hoạch đó cho đến khi vấn đề đã được giải quyết. 

Quản lý dự án sẽ giúp tổ chức của bạn:

• Có một quy trình thực hiện và lập kế hoạch dự án dễ dự đoán hơn
• Tuân thủ ngân sách dự án, lịch trình và hướng dẫn phạm vi
• Giải quyết các rào cản của dự án, các vấn đề giải quyết nhanh hơn và dễ dàng hơn
• Xác định và chấm dứt các dự án không có giá trị kinh doanh liên quan
• Trở nên hiệu quả hơn
• Cải thiện sự hợp tác xuyên suốt và trong các nhóm
• Xác định và lập kế hoạch cho các rủi ro

Năm quy trình quản lý dự án

Đây là nơi tất cả các dự án bắt đầu. Giá trị của dự án được xác định, cũng như tính khả thi của nó. Bạn cần đánh giá mục tiêu của dự án là gì, thời gian hoàn thành và toàn bộ nỗ lực sẽ tốn bao nhiêu. Bạn cũng lưu ý những nguồn lực nào sẽ được yêu cầu để hoàn thành dự án.

2. Lập kế hoạch

Nếu dự án được phê duyệt, thì bước tiếp theo là tập hợp một nhóm dự án và bắt đầu lập kế hoạch cách quản lý dự án để có thể đạt được mục tiêu và đúng hạn. Kế hoạch dự án sẽ bao gồm những nguồn lực cần thiết, tài chính và những nguyên liệu cần thiết. Kế hoạch cũng đưa ra định hướng như sau:

Nhiệm vụ: Xác định những nhiệm vụ nào là cần thiết để sản xuất các sản phẩm, hãy tìm hiểu xem có nhiệm vụ nào phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác không.

Lịch trình: Xác định thời lượng của các nhiệm vụ và đặt ngày hoàn thành.

Chi phí: Ước tính chi phí liên quan đến dự án và lập ngân sách.

Chất lượng: Đảm bảo các mục tiêu chất lượng được đáp ứng trong suốt dự án.

Nhân viên: Xác định vai trò và trách nhiệm của nhân viên trong từng nhóm dự án.

Truyền thông: Quyết định cách thông tin sẽ được phổ biến, cho ai và thông báo với tần suất như nào

Rủi ro: Xác định rủi ro nào có thể xảy ra, cách chúng sẽ tác động đến dự án và sau đó lên kế hoạch giải quyết chúng. 

Thực hiện kế hoạch: Thực hiện theo kế hoạch đã được tạo, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và quản lý và theo dõi tiến trình của họ bằng các công cụ quản lý dự án như bảng theo dõi kế hoạch hàng ngày hay thông qua báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên tham gia dự án đó.

Để đảm bảo rằng kế hoạch dự án đang được hiện thực hóa, tất cả các khía cạnh của dự án phải được theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết. Bạn nên thực hiện các điều sau:

• Có số liệu để đo lường tiến độ dự án.
• Giám sát phạm vi và kiểm soát thay đổi.
• Đo lường chất lượng của sản phẩm và đảm bảo rằng chất lượng theo kế hoạch đang được đáp ứng. Nếu không, đánh giá làm thế nào để cải thiện chất lượng.
• Theo dõi sự chậm trễ hoặc các yếu tố ảnh hưởng đến dòng thời gian của dự án và điều chỉnh để đi đúng hướng.
• Theo dõi chi phí và kiểm soát thay đổi chi phí.
• Lưu ý những thay đổi về rủi ro trong suốt dự án và có phương pháp xử lý kịp thời.

Dự án chưa kết thúc một khi mục tiêu của dự án đã được đáp ứng. Giai đoạn cuối cùng của dự án là kết thúc nó. Hãy chắc chắn rằng các sản phẩm dự án đã được hoàn thành theo kế hoạch. Trong chương trình học MBA tại Đại học Nam Columbia có chuyên ngành Quản trị dự án hay còn gọi là học MBA dự án phù hợp với những ai đang theo đuổi lĩnh vực này. Để biết thêm về chương trình, mời các bạn học viên tham khảo thông tin ở bên dưới.

== Thông tin thêm về khóa học MBA chuyên ngành Quản Trị Dự Án: TẠI ĐÂY