[MBA] Để Đạt Năng Suất Làm Việc Tốt Nhất

Làm sao để đạt năng suất làm việc tốt nhất? Học cách làm việc hiệu quả có thể tác động tích cực không chỉ đến ngày làm việc mà còn cả sức khỏe tinh thần của bạn. Nếu bạn thấy khó khăn trong việc làm việc hiệu quả, có rất nhiều phương pháp để tăng hiệu quả và cần chọn phương pháp nào phù hợp nhất. 

Bài viết này sẽ chỉ ra cách quản lý, ưu tiên công việc, phương pháp giảm sự mất tập trung, căng thẳng và kết nối tốt hơn với đội ngũ nơi làm việc. 

Làm việc hiệu quả có nghĩa là gì? 

Làm việc hiệu quả có nghĩa là tối đa hóa thời gian bạn dành cho công việc. Nó cũng có nghĩa bạn cần một phương pháp hiệu quả để không phải làm việc lâu hơn hoặc chăm chỉ hơn để đạt được mục tiêu của mình. Những người làm việc hiệu quả không nhất thiết phải làm việc nhiều giờ hơn hoặc làm việc chăm chỉ hơn so với đồng nghiệp của họ, hiểu rõ về cách họ làm việc và cách sắp xếp thời gian hiệu quả chính là bí quyết trở nên năng suất hơn.   Cách lập kế hoạch và lên lịch cho ngày của bạn để hoàn thành các nhiệm vụ, có thêm thời gian chăm sóc bản thân và giảm thiểu mức độ căng thẳng là rất quan trọng để tăng năng suất, đặc biệt là đối với những nhà lãnh đạo có khối lượng công việc khổng lồ.   Vậy làm thế nào để làm việc hiệu quả? Dưới đây là những phương pháp bạn có thể sử dụng để nâng cao tính hiệu quả của bản thân:   

1. Lập kế hoạch quản lý bản thân  

Sử dụng các công cụ để quản lý công việc hằng ngày của bạn là một trong những cách tốt nhất để làm việc hiệu quả. Điều này có thể bao gồm sử dụng danh sách việc cần làm, lịch trình, kế hoạch và ứng dụng giúp bạn lập kế hoạch thời gian. Dành thời gian để tìm hiểu những công cụ hỗ trợ làm tăng năng suất, thử các phương pháp khác nhau là một cách tốt để tìm ra những cách làm việc phù hợp với bạn.    Tâm trí của mọi người hoạt động khác nhau và có rất nhiều phong cách làm việc khác nhau. Biết rõ và khám phá bản thân là một cách tốt để lập kế hoạch đúng đắn và hiệu quả.  

2. Lập danh sách ngắn các đầu việc quan trọng   

Một danh sách đầu việc quá dài có thể sẽ không hiệu quả, thay vào đó sử dụng một danh sách việc cần làm ngắn có thể giúp không bị choáng ngợp và hoàn thành nhanh hơn. Tập trung vào ba đến năm điều ưu tiên trong danh sách, làm cho danh sách dễ quản lý hơn và giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Danh sách việc cần làm ngắn gọn sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu và hào hứng khi làm việc.  

3. Xây dựng thói quen hiệu quả   

Cho dù bạn phải đối mặt với các công việc có tính chất khác nhau, việc tạo ra một thói quen có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn phát hiện ra bạn thường dành giờ đầu tiên mỗi ngày để trả lời email hoặc thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác vì điều đó giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả hơn, hãy tạo khung giờ cố định cho các nhiệm vụ này. Việc này sẽ giúp bạn nên bắt đầu từ việc gì đầu tiên một cách có tổ chức.    Bạn cũng có thể thấy rằng bạn làm việc hiệu quả hơn vào những thời điểm nhất định trong ngày, hãy tạo ra một thói quen sắp xếp các nhiệm vụ khó khăn thực hiện vào khung giờ làm việc vàng này. Thói quen này sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa cho những mục tiêu quan trọng.

  4. Kỹ năng giao tiếp tốt   

Một trong những cách tốt nhất để làm việc hiệu quả với đồng nghiệp là khả năng giao tiếp tốt. Thông tin sai lệch có thể dẫn đến sự chậm trễ và các vấn đề về cách thức thực hiện công việc, vì vậy đảm bảo giao tiếp rõ ràng có thể giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn. Điều này có nghĩa là đặt câu hỏi và nhận được sự rõ ràng về các nhiệm vụ bạn được giao cũng như giao tiếp rõ ràng với những người bạn đang làm việc cùng hoặc ủy thác. Giao tiếp tốt cũng có thể ngăn chặn nhiều người làm việc trên cùng một nhiệm vụ mà không nhận thức được công việc mà những người khác đang làm.   

5. Lên lịch các nhiệm vụ quan trọng   

Khi bạn đang tạo một danh sách việc cần làm và hình thành một thói quen hiệu quả, bạn cần xác định được thời gian vàng trong ngày để làm các nhiệm vụ nhất định quan trọng nhất. Lên lịch các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình trong khung giờ đó. Sau đó, giảm thiểu sự gián đoạn  làm cho việc hoàn thành công việc trở nên khó khăn hơn và tìm thời điểm thích hợp để thực hiện các nhiệm vụ chính.   

6. Ưu tiên nhiệm vụ của bạn   

Hãy ưu tiên các nhiệm vụ của bạn và để làm điều này, bạn cần xếp hạng các nhiệm vụ của mình hoặc phân nhóm các nhiệm vụ trong các danh mục như “khẩn cấp nhất”, “ít khẩn cấp” và “không khẩn cấp”. Một cách khác để sắp xếp các nhiệm vụ bằng cách đo lường mức đầu tư vào công việc, cần tập trung bao nhiêu và tầm quan trọng của chúng hoặc bất cứ điều gì giúp bạn phân loại sự ưu tiên tốt nhất.   Nếu bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình, danh sách này sẽ giúp bạn quyết định cách thức lên lịch công việc của bạn cho những nhiệm vụ đó. Đối với một số người, điều đó có thể có nghĩa là hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp trước.  

7. Hạn chế và loại bỏ những việc không cần thiết    

Loại bỏ những việc không cần thiết giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn hơn. Những việc này có thể là cuộc tán gẫu với đồng nghiệp, sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, tin nhắn không liên quan đến công việc và nhiều thứ khác gắn liền với điện thoại di động. Khi bạn thực hiện một dự án khó khăn và cố gắng tập trung, bất cứ điều gì ngăn cản bạn sự tập trung đều là những việc phân tâm cần loại bỏ, bao gồm cả trong công việc và những việc cá nhân.    Những công việc khẩn cấp chưa chắc là việc quan trọng cần ưu tiên, chỉ đối phó với việc khẩn cấp sẽ làm cho dự án hiện tại của bạn mất nhiều thời gian hơn và không phải là cách làm việc hiệu quả nhất. Giải pháp là hãy tạo ra một danh sách những việc không ưu tiên trên điện thoại của bạn hoặc trên máy tính của bạn và giải quyết nó sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên.   

8. Sắp xếp thời gian làm việc   

Nếu bạn có một lịch trình bận rộn với rất nhiều cuộc họp hoặc hoạt động khác, và cảm thấy khó khăn khi phải dàn thời gian làm những công việc quan trọng. Hãy sắp xếp và tận dụng những khoảng thời gian trong ngày mà có thể bạn để bỏ phí để làm những việc không liên quan. Điều này sẽ cho bạn thêm thời tập trung vào một nhiệm vụ nhất định, và chặn các cuộc họp không cần thiết từ người khác.  

9. Hãy cẩn thận với thói quen làm nhiều việc cùng một lúc   

Làm việc đa nhiệm có thể hữu ích trong một số tình huống, nhưng nó có thể khiến bạn trở nên phân tâm và dẫn đến năng suất thấp. Hãy ưu tiên và phân loại các nhiệm vụ tập trung hoặc các nhiệm vụ cần cần thực hiện cùng một lúc. Bạn cần phải tìm ra những gì hiệu quả nhất cho bạn trong công việc.    Ví dụ, bạn có thể thấy rằng bạn có thể nghe một cuộc thảo luận cuộc họp và hoàn thành một số nhiệm vụ hành chính cùng một lúc và điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nhưng bạn cũng có thể thấy rằng bạn không thể làm việc trên một dự án quan trọng và trả lời email khi họ đến. Hiểu những gì phù hợp với bạn và những gì tốt nhất cho nhiệm vụ hiện tại của bạn là rất quan trọng.   

10. Lên kế hoạch cho ngày hôm sau   

Lên kế hoạch cho ngày hôm sau sẽ giúp bạn tiếp kiệm được thời gian làm việc. Việc sắp xếp, tạo một danh sách việc cần làm hoặc quyết định các nhiệm vụ ưu tiên của thường sẽ tốn khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn dành thời gian vào cuối ngày làm việc để lên kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn có thể bắt đầu làm việc ngay khi bạn đến nơi làm việc và tránh sót các việc còn tồn đọng.   Ví dụ, khi bạn đã hoàn thành trong ngày, bạn có thể có một ý tưởng tốt về những gì bạn sẽ cần phải làm vào ngày hôm sau. Bạn có thể tạo một danh sách các ưu tiên và mục tiêu hàng đầu của mình cho ngày hôm sau, cũng như các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Bởi vì tất cả đều có khả năng tươi mới hơn trong tâm trí của bạn, có lẽ sẽ mất ít thời gian hơn để viết ra và chuẩn bị.   

11. Ghi nhận sự tiến bộ của bạn  

Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích bản thân làm việc hiệu quả hơn là ghi nhận sự tiến bộ của bạn. Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ trong danh sách của mình, bạn sẽ nhận ra sự tiến bộ của mình. Việc ghi nhận sự tiến bộ trong suốt ngày làm việc sẽ giúp bạn cảm thấy háo hức hơn cả cả khi đảm nhận những công việc quan trọng.  

12. Giảm căng thẳng   

Một cách tuyệt vời để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là giảm căng thẳng. Điều này có thể là một thách thức tùy thuộc vào công việc, cuộc sống cá nhân và tính cách của bạn, nhưng việc tìm ra phương pháp giảm căng thẳng sẽ giúp bạn có thời gian thư giãn và làm việc hiệu quả hơn. Có nhiều cách để giảm căng thẳng, bao gồm thực hành chánh niệm, tập thể dục, nghỉ ngơi ngắn hạn và chăm sóc bản thân. Tìm những hoạt động phù hợp và thực hành để giữ tinh thần sáng suốt cả ngày làm việc sẽ giúp tăng hiệu suất đáng kể.