Kết nối nhân viên hiệu quả trong điều kiện làm việc bình thường mới
Trải qua năm làn sóng, đại dịch Covid-19 đã khiến hầu hết các doanh nghiệp đều thay đổi cách thức vận hành cùng hình thức làm việc cho NV nhằm đối phó và thích nghi trong điều kiện bình thường mới. Kết nối nhân viên hay truyền thông nội bộ hiệu quả trở thành bài toán cấp thiết trong suốt giai đoạn dịch bệnh.
Từ việc phải thiết lập các kênh thông tin chung để cập nhật tin tức dịch bệnh, hỗ trợ NV khi công ty có ca nhiễm, cho đến các công tác quà tặng chăm sóc đời sống NV, các chương trình nhằm duy trì năng lượng tích cực để từ đó đảm bảo hiệu suất khi làm việc từ xa…, khối lượng công việc của người làm HR tăng lên đáng kể và không ít người phàn nàn rằng họ bối rối vì không biết phải triển khai việc kết nối, truyền thông và thực hiện các hoạt động nội bộ như thế nào để hiệu quả.
Nếu bạn đang phụ trách các công tác truyền thông nội bộ và cũng gặp phải các vấn đề trên thì cùng điểm ngay 5 bước dưới đây để “gỡ rối” nhé:
-
Xác định chiến lược truyền thông & kế hoạch hoạt động dài hạn
Rất nhiều HR cảm thấy bối rối vì trước nay họ đều vận hành các hoạt động nội bộ theo định kỳ “đến hẹn lại lên”. Do đó, team HR thiếu chiến lược kết nối nội bộ dài hạn, các kế hoạch hành động cụ thể và không có sự chuẩn bị tốt khi dịch bệnh xảy ra và họ đột nhiên phải đảm nhiệm nhiều công tác nhân sự hơn bình trước kia. Vì thế, bước đầu tiên để truyền thông & kết nối nhân viên hiệu quả là “Hãy Có Kế Hoạch!”
-
Chọn kênh truyền thông phù hợp
Với sự phát triển của mạng xã hội và các ứng dụng nhắn tin, chưa bao giờ chúng ta có thể liên hệ với nhau dễ dàng đến thế, nhưng nhiều chưa chắc đã thuận lợi. Các thông tin HR cần chuyển tải cho NV nên được thống nhất trong một số kênh nhất định, và mỗi kênh khác nhau sẽ có cách trình bày thông tin, mục đích và cách thức vận hành khác nhau.
Ví dụ, các thông tin chính thức sẽ được gửi đồng loạt qua email công ty, kết hợp các thông tin nhanh được cập nhật qua group chat. Đồng thời để truyền tải nhiều thông điệp, văn hóa công ty & thực hiện các chương trình nội bộ hiệu quả hơn, HR có thể sử dụng thêm mạng xã hội, bản tin nội bộ định kỳ, podcast cho NV,..v..v Tuy nhiên, HR cần lưu ý rằng, dù chọn kênh truyền thông nào, luôn phải thống nhất thông điệp truyền tải & cập nhật thông tin xuyên suốt để tạo kết nối tốt hơn.
-
Kết nối đội ngũ và Chia sẻ thông tin kịp thời
Rất nhiều công ty gặp tình trạng thông tin cần truyền tải lại tắc nghẽn tại BP. Nhân sự hoặc cấp quản lý mà không đến được NV.
- Không biết công ty có quy định về hỗ trợ, phụ cấp cho NV bị nhiễm hay không?
- Mình thấy các công ty đã đi làm lại, công ty chúng ta khi nào?
- Nghe nói chúng ta có ca nhiễm, lo quá mọi người ơi…
Đây có lẽ là những vấn đề phổ biến tại các công ty trong giai đoạn vừa qua. Việc chậm thông tin có thể do HR cần thời gian xác nhận, thống nhất với Ban Giám Đốc và cũng có thể bởi chính họ cũng bối rối không biết có nên thông tin không và nên thông tin như thế nào.
Tuy nhiên, HR cần lưu ý rằng, trong suốt mùa dịch và ngay cả sau dịch, thông tin đầy đủ và kịp thời là mấu chốt quan trọng nhất để toàn bộ đội ngũ có thể kết nối thống nhất và ứng phó kịp thời khi có thay đổi đột ngột. Vì vậy, thay vì để NV “tự đoán”, “nghe nói”, “nghe đồn là” trên khắp các nhóm chat theo từng bộ phận, thì HR hãy chủ động cung cấp thông tin, tránh để đội ngũ lo lắng và cảm giác bị “bỏ quên”.
4. Lắng nghe và Phản hồi
Rất nhiều HR lầm tưởng về truyền thông nội bộ là chỉ HR “truyền” và NV phải “thông”. Thực tế đó là hoạt động hai chiều, trong đó HR truyền đi thông tin công ty (bao gồm các thông tin như văn hóa, lịch sử, giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty), cập nhật tin tức cần thiết trong mùa dịch bệnh, giúp NV cảm thấy an tâm mùa dịch bệnh.
Ngược lại, thông qua các kênh truyền thông nội bộ, NV cũng “truyền” lại cho HR những tâm tư, vướng mắc họ gặp phải trong điều kiện làm việc từ xa để từ đó HR “thông” cho toàn công ty, giúp nội bộ trở nên kết nối hơn trong điều kiện làm việc có nhiều thay đổi. Vì thế, hoạt động truyền thông và kết nối thông tin đòi hỏi người làm HR không những phải “truyền” giỏi, mà cần cả lắng nghe chân thành, đồng thời phản hồi kịp thời, đúng thông điệp & đầy đủ thông tin NV cần. Để từ đó tạo sự kết nối chặt chẽ trong đội ngũ, “hybrid working xa mặt nhưng không cách lòng!”
5. Đánh giá hiệu quả
Các hoạt động truyền thông & kết nối nội bộ nên được HR xem xét & đánh giá định kỳ, thậm chí nên khảo sát về sự hài lòng và ý kiến của NV theo quý hoặc năm. Việc này sẽ giúp HR lắng nghe tích cực ý kiến đóng góp của NV, chủ động cải thiện hiệu quả các hoạt động. Đây cũng chính là điểm giúp trải nghiệm của nhân viên tốt hơn, tạo nên môi trường làm việc gắn kết và nâng cao vai trò của HR trong tổ chức.
Tạm kết:
Truyền thông & hoạt động nội bộ không phải là “phương thuốc thần tiên” để ngay lập tức mang đến những “hiệu quả bất ngờ”, giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc trong hiện tại. Nhưng đó là một trong những “vitamin” quan trọng để các công ty “tăng sức đề kháng” và khả năng ứng phó trong bối cảnh biến động của dịch bệnh. Nếu không sở hữu đội ngũ gắn kết và có khả năng thích ứng tốt, có lẽ các công ty rất khó nghĩ đến câu chuyện vươn xa và chinh phục các thành tựu rực rỡ. Vì thế, vai trò của người làm HR ngày càng trở nên quan trọng, và thành công trong kết nối chính là một trong những điều kiện tiên quyết cho các mục tiêu xa hơn của doanh nghiệp trong tương lai.
Đặng Anh (L&A)
