“Lãnh đạo được xem như là nghệ thuật khiến con người ta muốn làm những việc được phân công.” Đây là một định nghĩa thú vị về kỹ năng lãnh đạo bởi Vance Packard, một nhà báo Mỹ, nhà phê bình xã hội và một tác giả.

Là người quản lý dự án, có bao giờ bạn cảm thấy rằng mặc dù bạn đang làm mọi thứ “đúng” nhưng mọi người vẫn không chú ý đến dự án của bạn? Hoặc, mặc dù bạn đã nỗ lực rất nhiều, người khác dường như đều tạo ảnh hưởng mạnh mẽ hơn những gì bạn đã làm? Hoặc, sự kết hợp các kỹ năng nào mới làm cho một người quản lý dự án trở thành một nhà lãnh đạo tài ba hơn?

Là những nhà quản lý dự án, chúng tôi được đào tạo để kiểm soát ba tác động chính của phạm vi, tiến độ và ngân sách, và để hiểu được các sắc thái của động lực nhóm. Một số người sẽ nói rằng chúng tôi rất cuồng tín về năng suất và việc đảm bảo lịch trình. Các nhà quản lý dự án khác thể hiện tất cả những điều đó, nhưng họ có một cái gì đó có ích hơn cho họ. Họ có một khả năng kì lạ để nhận ra những lá cờ đỏ, họ là những người giao tiếp nhiệt tình, và được các đồng nghiệp và các nhà kinh doanh tôn trọng. Họ thể hiện khả năng cân bằng những gì cần phải làm theo kế hoạch với những gì cần phải làm để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, ngay cả khi nó đi ngược lại với lộ trình của dự án. Đây là những nhà quản lý dự án truyền cảm hứng cho những người được mời tham gia thảo luận kinh doanh và được yêu cầu cân nhắc trong giai đoạn khởi động dự án. Điều làm nên sự khác biệt của những người quản lý dự án này, đó là họ không chỉ quản lý, họ dẫn dắt.

CÁC HÀNH VI LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠ BẢN

Vậy thì một số hành vi thiết yếu có liên quan đến lãnh đạo là gì? Dưới đây là bốn đặc điểm lãnh đạo, kết hợp với bộ kỹ năng quản lý dự án có thể cải thiện “trò chơi” của bạn:

1. Chứng tỏ niềm đam mê học hỏi

Học hỏi có nghĩa là luôn luôn cập nhật. Học hỏi có nghĩa là có những ý tưởng mới có thể thách thức hiện trạng. Tò mò có nghĩa là bạn đang đặt câu hỏi, kết nối các dữ kiện, hiểu sâu hơn, vượt qua giới hạn, và nhận được một cơ sở kiến thức, định vị bạn thành một người đã sẵn sàng. Mỗi dự án mang lại sự học hỏi, và những người để tâm sẽ biết làm thế nào để tận dụng thành công và thất bại của họ vào dự án tiếp theo. Hãy biến kinh nghiệm của bạn thành tài sản hữu hình cho mỗi dự án tiếp sau.

2. Thể hiện cam kết cá nhân để thành công

Cam kết trách nhiệm được biểu hiện qua các hoạt động chủ động. Đối với người quản lý dự án, điều này có nghĩa là sẵn sàng biện hộ ở tất cả các cấp độ, cho dù việc đó có giúp nhóm của bạn gỡ rối hay không, tìm ra động lực thúc đẩy một cá nhân và tạo ra nó, hoặc trao quyền cho những người “nhỏ con” với những ý tưởng tuyệt vời nhưng không có tiếng nói khi ra quyết định. Đó là một kỳ vọng về trách nhiệm của người khác, và sự sẵn lòng giải quyết sự thiếu cam kết, nhưng trước hết là từ bi. Nói cách khác, bạn hoạt động theo cách gợi ý luôn luôn có một giải pháp để giải quyết vấn đề, bạn sẵn sàng làm việc với bất cứ ai để giúp giải quyết vấn đề, nhưng bạn luôn luôn hiệu chỉnh với mục tiêu cuối cùng trong đầu.

3. Nhận lấy rủi ro đã được tính toán

Rủi ro là những sự kiện không chắc chắn có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến sự nghiệp và đến các dự án của bạn. Là người quản lý dự án, chúng tôi thường tập trung vào việc giảm rủi ro, nhưng thường quên rằng có một khía cạnh cơ hội về rủi ro. Tiếp nhận rủi ro đã được tính toán có nghĩa là bạn đã cân đo chi phí của sự thất bại đối với những lợi ích của thành công và đã chọn tiến lên phía trước. Bạn đã bao giờ tự nguyện làm việc trong một lĩnh vực công việc khác, hoặc trong một dự án nằm bên ngoài vùng an toàn của bạn, bởi vì bạn muốn bản thân được thoải mái? Bạn phải đối mặt với một cú sốc đối với danh tiếng của bạn, hoặc có thể là một ngày làm việc dài hơn, nhưng phần thưởng là (bạn kết hợp với niềm đam mê học hỏi và cam kết thành công) bạn sẽ có thêm kinh nghiệm và trở nên có giá trị hơn đối với công việc kinh doanh. Một rủi ro được tính toán trong bối cảnh dự án là thử một công nghệ mới hoặc để hướng dẫn một thành viên ít tài giỏi hơn, biết rằng công nghệ đó có thể làm chậm lại hoặc đòi hỏi phải có thêm chi phí, nhưng kết quả cuối cùng nếu thành công sẽ có lợi cho cả dự án hiện tại và tương lai; rằng bạn đã tạo thêm tài sản cho doanh nghiệp. Tóm lại, bạn sẵn sàng ra khỏi vùng an toàn của bạn để có kết quả tốt hơn.

PHÂN CÔNG CÓ HIỆU QUẢ

Phân công hiệu quả tạo ra một bầu không khí của sự trao quyền. Bạn có thể tập trung vào các hoạt động quản lý dự án cấp cao hơn và nhóm của bạn được trao quyền để đóng góp đáng kể. Để phân công hiệu quả bạn phải có khả năng phân công công việc và tạo ra nghĩa vụ để thực hiện. Làm thế nào để thực hiện? Bạn hiểu rõ về mục đích chung của nhiệm vụ, kết quả, và yêu cầu (so với chỉ dẫn) ước tính để hoàn thành. Dựa vào thỏa thuận chung về thời hạn, bạn xác định khi nào bạn muốn cập nhật tiến độ. Quan trọng nhất, dựa trên kinh nghiệm và mức độ thoải mái của thành viên nhóm, bạn đồng ý mức độ tự trị cần thiết. Trong việc phát triển các đội có thành tích cao, mục tiêu của người quản lý dự án là ít hướng dẫn hơn và tạo điều kiện thuận lợi hơn – giúp đội có nhiều khả năng tự quản lý hơn.

QUẢN LÝ VÀ DẪN DẮT

Các nhà quản lý dự án lo lắng về việc mất kiểm soát, sai sót, và lỡ hạn chót. Ngày của họ được sử dụng một cách chi tiết cho dù là lập kế hoạch, tổ chức, hoặc giải quyết vấn đề. Vậy làm thế nào để bạn kết hợp hành vi lãnh đạo mà nhấn mạnh được việc thiết lập định hướng, liên kết, và động lực? Dưới đây là một số ý tưởng để truyền tải khả năng lãnh đạo tích cực vào phương pháp quản lý dự án của bạn:

• Mục tiêu lãnh đạo: Giữ dự án của bạn đồng bộ và hiển thị trong các ưu tiên tổ chức chung.
• Bắt đầu: Hiểu và truyền đạt sự liên kết của dự án với chiến lược kinh doanh.
• Kế hoạch: Hãy chú ý đến các bên liên quan. Hiểu rõ cách đáp ứng mong đợi của họ về thành công.
• Thực hiện / Kiểm soát: Tập trung vào các kỹ thuật phân công và mối quan hệ với các nhà quản lý các phòng ban.
• Kết thúc: Kiểm tra dự án và duy trì số liệu về việc nó đã đạt được mục tiêu kinh doanh như thế nào.
• Mục tiêu lãnh đạo: Tạo một chiến dịch quan hệ công chúng cho dự án.
• Khởi đầu: Phát triển sự hỗ trợ quản lý hàng đầu và liên tục cập nhật thông tin.
• Kế hoạch: Lập kế hoạch cho phần thưởng và tầm nhìn để khuyến khích tất cả những người tham gia.
• Thực hiện / Kiểm soát: Chú ý đến tinh thần đồng đội và chủ động quản lý nhận thức.
• Kết thúc: Kỷ niệm hoàn thành dự án và chia sẻ câu chuyện thành công.
• Mục tiêu lãnh đạo: Tạo một đội dự án có thành tích cao.
• Khởi đầu: Thiết lập hứng khởi cho dự án và đảm bảo tập trung vào hoạt động có sự tham gia của các bên liên quan.
• Kế hoạch: Tập trung vào việc kết hợp các bộ kỹ năng, môi trường làm việc nhấn mạnh sự hợp tác, và kế hoạch truyền thông làm nổi bật sự đóng góp của nhóm.
• Thực hiện / Kiểm soát: Thiết lập phương pháp điều hành nhóm sớm, củng cố các hành vi tích cực của nhóm, quản lý xung đột một cách chủ động.
• Kết thúc: Khen thưởng và công nhận đóng góp tích cực cho đội.

Hy vọng rằng, đây là những ví dụ hữu ích về cách biểu hiện  nhiều hành vi lãnh đạo quản lý dự án hơn. Trên cả việc hoàn thành dự án, các nhà lãnh đạo dự án luôn quan tâm đến việc chia sẻ tầm nhìn, trao quyền cho người khác, lập mô hình, hòa nhập và cân bằng những gì được yêu cầu bằng một kế hoạch với những gì thực tế vì mục đích lớn hơn.