Dù áp dụng hình thức làm việc từ xa, song hầu hết các công ty đều muốn nhân viên có mặt tại văn phòng ít nhất một vài lần trong tuần để đảm bảo việc hỗ trợ cho các nhân viên mới, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo, khả năng hợp tác và năng suất lao động.
Nhiều công ty hiện nay đang bắt đầu cân nhắc việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp – giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa trong đại dịch.
Điều kiện cần để nhân viên làm việc tại nhà
Đại dịch đang làm thay đổi cuộc sống, cách thức làm việc của nhiều người lao động và thị trường văn phòng. Rất nhiều công ty hiện nay đang bắt đầu cân nhắc việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp – giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa trong đại dịch.
Tuy nhiên, đây là quyết định cần sự tính toán kỹ lưỡng, bởi nó liên quan đến rất nhiều vấn đề, từ cả góc độ của nhân viên và chủ doanh nghiệp.
Từ góc nhìn của nhân viên, các yếu tố chính ảnh hưởng đến việc áp dụng hình thức làm việc kết hợp này là quy mô nhà ở, cấu trúc thành phần dân số, việc di chuyển dễ dàng, kết nối internet băng thông rộng và thời gian cách ly xã hội.
Theo đó, thứ nhất, những ngôi nhà có diện tích rộng sẽ dễ dàng cung cấp không gian dành riêng cho những người phải làm việc tại nhà. Nghiên cứu của Savills Research tại 21 thành phố trên thế giới cho thấy, nhà ở các địa điểm như ở Dubai và Los Angeles hầu như đều đáp ứng yêu cầu này.
Thứ hai, nhóm dân số trẻ tuổi hơn hoặc những người có quy mô hộ gia đình nhỏ hơn, có xu hướng muốn được tương tác và hỗ trợ cùng các đồng nghiệp từ môi trường văn phòng truyền thống. Những thành phố như Mumbai, với 50% dân số trong độ tuổi lao động dưới 35 tuổi, có sự chuyển dịch tương đối chậm sang mô hình làm việc kết hợp.
Thứ ba, quãng thời gian đi làm dài hơn có thể khiến người lao động có lý do thích làm việc kết hợp thay vì phải đi tới công sở hàng ngày. Các đại đô thị như Los Angeles, New York và Mumbai dễ thích nghi với mô hình làm việc kết hợp.
Còn với các thành phố nhỏ hơn như Lyon, Berlin và Amsterdam thì lại có quãng đường đi làm tương đối ngắn (có thể di chuyển bằng xe đạp) nên có thể thấy văn phòng truyền thống vẫn là nơi làm việc hiệu quả nhất.
Thứ tư, tốc độ băng thông rộng và kết nối kỹ thuật số rất quan trọng để làm việc từ xa. Đường truyền internet tốc độ cao có thể mang lại cho nhân viên nhiều động lực hơn để làm việc tại nhà vì họ thường không đánh giá cao chất lượng đường truyền mà môi trường văn phòng cung cấp. Singapore là nước dẫn đầu về mặt này.
Thứ năm, thời gian và mức độ nghiêm trọng của các hoạt động cách ly xã hội cũng tạo ra thói quen và xu hướng ủng hộ việc làm việc tại nhà và linh hoạt hơn theo mô hình làm việc kết hợp của những nhân viên công sở ở các nước trên thế giới.
Làm việc từ xa sẽ khiến văn hoá doanh nghiệp dần mờ nhạt
Từ góc nhìn của chủ sở hữu các công ty, chi phí và sự hiệu quả của văn phòng truyền thống, văn hóa doanh nghiệp, thời gian giãn cách và bản chất của việc sử dụng văn phòng là những yếu tố chính mà những người sử dụng lao động xem xét khi áp dụng hình thức làm việc kết hợp.
Để đảm bảo yếu tố giãn cách, các chủ doanh nghiệp buộc sắp xếp lại diện tích văn phòng, với những khu vực rộng hơn, mật độ nhân viên ít hơn. Chính vì thế mà việc áp dụng mô hình kết hợp sẽ giúp tiết kiệm ngân sách đáng kể. Các địa điểm có giá thuê văn phòng cao hơn như Paris, London, Tokyo và Hong Kong sẽ tạo điều kiện cho mô hình kết hợp phát triển.
Những ràng buộc về thời gian thuê ngắn hơn có thể đồng nghĩa với việc các công ty ra quyết định nhanh hơn, từ đó thúc đẩy sự thay đổi nhanh hơn. Ở một số thị trường như Mỹ và Anh với yêu cầu dài hạn về thời gian thuê thường sẽ làm chậm quá trình chuyển đổi này.
Văn hóa công sở trước đại dịch cũng sẽ đóng một vai trò trong việc chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp. Văn hóa công sở kém linh hoạt hơn ở các tành phố như Thượng Hải, Hồng Kông, Tokyo và Thành phố Hồ Chí Minh thường khiến cho quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp chậm chạp hơn.
Bên cạnh đó, thời gian giãn cách cũng là yếu tố tác động khiến cho sự dịch chuyển sang mô hình làm việc kết hợp trở nên khả dĩ hơn, nhưng đồng thời cũng khiến cho văn hoá doanh nghiệp sẽ dần mờ nhạt đi, do các nhân viên không thể có cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với nhau.
Đối với mô hình làm việc kết hợp tại Việt Nam, ông Troy Griffiths, Phó tổng giám đốc Savills Việt Nam nhận định, Việt Nam sở hữu một hệ thống doanh nghiệm vừa và nhỏ (SME) mạnh mẽ, cùng với nền tảng khởi nghiệp rất năng động. Chủ của những doanh nghiệp, tổ chức này thường không sử dụng không gian văn phòng truyền thống. Do đó, không gian làm việc chung đã và đang phát triển rộng rãi.
Khi hoạt động kinh doanh của những khách thuê này phát triển hơn, họ sẽ cần những không gian văn phòng chính thức, từ đó làm gia tăng nguồn cầu cho thị trường văn phòng trong nước, đồng thời thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp.
Một số doanh nghiệp lớn trên thế giới sở hữu các ngành nghề truyền thống như Goldman Sachs (ngân hàng), Morgan Stanley (đầu tư tài chính), BP (dầu khí), HSBC (ngân hàng), Ford (sản xuất ô tô)… đều đa số lựa chọn việc sử dụng văn phòng truyền thống, nhưng cũng khá linh hoạt cho một số các bộ phận làm việc tại nhà một vài ngày trong tuần.
Trong khi đó, một số vị trí công việc như trong lĩnh vực ngân hàng sẽ tiếp tục phải làm việc tại các văn phòng truyền thống để đảm bảo chất lượng của các hoạt động kiểm soát và an ninh.
Trái lại, với các gã khổng lồ về công nghệ như Amazon, Apple, Google, Microsoft, Facebook, Netflix…, các doanh nghiệp này vẫn đang tiếp tục áp dụng phương án làm việc tại nhà đối với toàn bộ các văn phòng trên thế giới và có kế hoạch cho nhân viên đi làm trở lại khi đại dịch được kiểm soát, theo mô hình kết hợp một số nhân viên làm tại nhà, một số nhân viên tới văn phòng.
Đối với thị trường Việt Nam, ông Troy kết luận, nhìn chung những ảnh hưởng của nhu cầu thuê văn phòng đang thay đổi nhanh chóng trong một môi trường kinh doanh năng động, Việt Nam là một ví dụ. Với tốc độ phát triển mạnh mẽ trong thời gian gần đây của TP.HCM, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bất động sản, công nghệ thông tin, nhu cầu thuê và sở hữu các diện tích văn phòng hiện đại, đa chức năng sẽ ngày càng tăng, để đáp ứng những nhu cầu làm việc của lực lượng lao động trẻ.
Tuy nhiên, với sự giãn cách xã hội kéo dài gần đây và với sự tăng trưởng vững chắc của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mô hình văn phòng truyền thống sẽ có thể gặp phải thách thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển của mô hình làm việc kết hợp trong tương lai.
